Zawartość
Udane recepcjonistki są w stanie obsłużyć wiele zadań, dając pierwsze pozytywne wrażenie gościom firmy, gościom i potencjalnym pracownikom. Czy to w małej firmie, czy w korporacji wielonarodowej, odpowiednie umiejętności organizacyjne mogą być kluczem do utrzymania dobrego odbioru. Dobre pomysły organizacji upraszczają rutynowe zadania i poprawiają gościnność.
Szybki przewodnik
Twórz szybkie podręczniki do rutynowych informacji, takich jak często używane telefony, numery biur i rozszerzenia. Rozdziel te przewodniki na laminowane foldery, aby ułatwić obsługę i szybkie odniesienie. Zachowaj je w zorganizowanych plikach, gdy nie są używane. Rozważ przechowywanie dodatkowych kopii, jeśli są wymagane. Przewodniki sprawią, że będziesz bardziej wydajny i przyspieszysz rutynowe zadania, takie jak przekazywanie połączeń.
Główne zobowiązania
Zrób listę zaplanowanych wizyt na dany dzień, zorganizowanych według harmonogramu. Wpisz imię i nazwisko osoby, o której powiadomisz o przybyciu. Pozwoli to dostosować frazy powitalne dla odwiedzających. Na przykład, kiedy przyjeżdża gość, możesz powiedzieć: „Witaj panie Smith, pani Souza nie może się doczekać spotkania”. Ten rodzaj odbioru sprawia, że gość czuje się bardziej mile widziany i może pomóc poprawić wyniki spotkania. Spersonalizowane powitanie jest szczególnie pomocne przy rozmowach kwalifikacyjnych. Jeśli potencjalny pracownik czuje się mile widziany, będzie bardziej zrelaksowany podczas rozmowy kwalifikacyjnej, mając większą szansę na pracę w firmie.
Planowanie interwałów
Upewnij się, że masz wsparcie, aby pokryć to w odstępach czasu lub w dni, kiedy jesteś chory. Twórz notatki, które obejmują podstawowe obowiązki i funkcje, które można przekazać każdemu, kto Cię zastępuje. Możesz stworzyć system rotacyjny do tymczasowej wymiany między różnymi działami firmy. Dzięki temu uzyskasz większy kontakt z różnymi częściami firmy, co ułatwi Ci rozwiązanie problemów w przyszłości.
Scrapbooking
Stwórz forum dla firmy, podkreślając pozytywne wiadomości i działania firmy. Zaktualizuj je, gdy masz wolny czas, umieść je w poczekalni, aby goście mogli zobaczyć. Będzie to konstruktywny sposób, w jaki goście mogą spędzać czas, czekając na swoje spotkania, a także pomóc im zapoznać się z firmą. Dzięki zajęciu gości możesz skupić swoją uwagę na innych zadaniach i rozmowach telefonicznych, co zwiększa Twoją wydajność.
Przekąski
Przechowuj przekąski na wyciągnięcie ręki. Zainstaluj małą lodówkę, aby schować zimne napoje pod biurkiem lub w poczekalni. Mieć indywidualną kafeterię w pobliżu, a także cukier i słodzik. Umieść półmisek porcji wypieków na blacie recepcji lub miseczce cukierków. Będąc w pobliżu, będziesz mógł powitać gości firmy bez wychodzenia z recepcji.
