Zawartość
Główną rolą recepcjonistki jest działanie jako portier dla organizacji lub firmy. Konkretne funkcje różnią się w zależności od charakteru firmy. Na przykład, recepcjonistka w klinice może pomóc w przetwarzaniu formularzy opieki zdrowotnej, a recepcjonistka w salonie może próbować sprzedawać produkty do włosów. Istnieją jednak pewne funkcje wykonywane przez recepcjonistę, które są uniwersalne.
Odbieranie połączeń i e-maili
Recepcjonista powinien zawsze odbierać połączenia. Złożoność tego zadania różni się w zależności od przedsiębiorstwa - zdarza się, że recepcjonistka musi obsługiwać telefon wieloliniowy, a innym razem głośność połączenia jest mniejsza. Recepcjonista musi uprzejmie odebrać telefon i skierować połączenie do właściwego działu lub w razie potrzeby zanotować wiadomość. Czasami recepcjonista ma dostęp do adresu e-mail i powinien przekierowywać wiadomości e-mail do odpowiedniej osoby.
Pozdrawiam gości
Osoba w recepcji ma za zadanie reprezentować firmę w pozytywny sposób. Obraz zaprojektowany przez recepcjonistkę może zależeć od charakteru firmy. Jeśli jest to salon kosmetyczny, ważniejsze może być to, że recepcjonistka ma świetną fryzurę i utrzymuje ją w czystości. Jeśli obszar jest modny, pracownik recepcji może potrzebować zróżnicowanej garderoby. Niezależnie od biznesu, recepcjonistka musi być przyjazna i profesjonalna w kontaktach z personelem i gośćmi.
Porter
Chociaż jest bardzo ważne, aby recepcjonista przekazał profesjonalny wizerunek i pozostawił odwiedzających w spokoju, recepcjonista czasami musi przeprowadzić seans gości. W dobie zwiększonych obaw związanych z bezpieczeństwem recepcjonista może być zmuszony do potwierdzenia, kto jest gościem, zapytać o ich tożsamość lub sprawdzić, czy znajdują się na liście gości. Niektóre firmy mają wewnętrzny system komunikacji, który umożliwia recepcjonistce sprawdzenie gościa, zanim uzyskają dostęp do budynku.
Praca ogólna
Podczas gdy reakcja na rozmowy telefoniczne i odbieranie gości może zajmować większość dnia, recepcjonistki mają również pewne obowiązki administracyjne, które mogą obejmować pisanie listów i notatek, planowanie konferencji, pakowanie artykułów do wysyłek, przetwarzanie ściegów i archiwizowanie dokumenty. Recepcjonista może również pomóc w koordynowaniu spotkań, utrzymaniu pewnych obszarów w czystości i porządku oraz zamówieniu materiałów biurowych.
