Zawartość
Recepcjonistki to zazwyczaj pierwsze osoby, które widzisz wchodząc do biura, co czyni z nich ważną reprezentację firm, dla których pracują, oraz innych specjalistów w biurze. Przestrzeganie etykiety biznesowej jest ważną częścią pracy recepcjonistki, ale wiele zmian i opinii, które składają się na dobre maniery, utrudnia recepcjonistce lub przełożonemu określenie odpowiedniego zachowania.
Znaczenie
Trudno przecenić znaczenie recepcjonistki jako osoby, która zapewnia pierwsze wrażenie rozmówcy i gościom. Niegrzeczna recepcjonistka daje negatywny ton przed spotkaniem i nie wzbudza zaufania potencjalnych klientów. Z drugiej strony recepcjonistka, która przestrzega etykiety otoczenia biznesowego, daje duże poczucie profesjonalizmu i skuteczności. To nie tylko poprawia wizerunek firmy dla osób z zewnątrz, ale także pomaga innym pracownikom poczuć się, że ich biuro jest profesjonalnym miejscem pracy.
Rodzaje
Recepcjonistki reprezentują swoich pracodawców na różne sposoby. Odbieranie telefonów i witanie gości to dwa z najczęstszych zadań recepcjonistek i oba wymagają odpowiedniej etykiety. Polityka firmy może wymagać od recepcjonistów używania ustalonego skryptu w telefonie podczas odbierania połączeń i kontaktowania się z różnymi typami klientów. W innych przypadkach recepcjonistki mogą według własnego uznania traktować każdą interakcję z klientem w inny sposób, ale z zachowaniem odpowiedniego poziomu formalności i profesjonalizmu. Osoby pracujące w biurze czasami przekazują recepcjonistce dodatkowe zasady, np. Kiedy i jak recepcjonistka może się z nimi skontaktować.
Trening
Podczas gdy w niektórych biurach recepcjonistki muszą posiadać dyplom ukończenia szkoły średniej lub college'u, większość szkoleń z etykiety recepcjonistki odbywa się w pracy. Recepcjonistki mogą rozpocząć pracę w biurze na stanowisku niewymagającym interakcji, ani jako praca przy wprowadzaniu danych, ani jako asystentka biurowa. Zwracanie uwagi na politykę firmy i zachowanie recepcjonistki może kwalifikować nowych pracowników na stanowisko recepcjonistki po raz pierwszy, co pozwoli uzyskać doświadczenie przydatne przy poszukiwaniu innych stanowisk recepcjonistki.
Rozważania
Każda branża i biuro ma swoje własne zasady dotyczące etykiety recepcjonistki. Niektóre biura wymagają formalnego ubioru i trybu mowy. Inni narzucają bardziej swobodną formę etykiety, aby klienci czuli się zrelaksowani i mile widziani. Komunikacja między nową recepcjonistką a jej przełożonymi jest niezbędna, aby każdy wiedział, czego się oczekuje. Jako recepcjonista, jeśli nie masz pewności co do etykiety obowiązującej w danej sytuacji, uprzejmie przeproś i zapytaj przełożonego lub recepcjonistkę, jak należy zareagować.
Porady
Mimo że każde biuro jest inne, recepcjonistki nadal mogą skorzystać z niektórych tych samych wskazówek. Bycie osobą wielozadaniową jest niezbędne dla dobrej wydajności, ale gdy ktoś wchodzi do biura, ważne jest, aby poświęcić mu całą swoją uwagę. Oznacza to zawieszanie połączeń lub ich szybkie kończenie, odkładanie dokumentów i nawiązywanie bezpośredniego kontaktu wzrokowego. Miejsce pracy recepcjonistki musi być uporządkowane, aby wyglądało bardziej profesjonalnie, a także ułatwiać wykonywanie prostych zadań, takich jak wyszukiwanie informacji i oferowanie komuś długopisu do wypełnienia formularza. Wreszcie, zabierając kogoś do biura, recepcjonista musi zawsze przejąć inicjatywę, aby zapewnić gościa, że jego obecność jest dozwolona i uchronić go przed zakłopotaniem, że nie wie, gdzie iść.
