Zawartość
Tradycyjna archiwizacja papierowa została w dużej mierze zastąpiona lub wspomagana przez przechowywanie plików w bazach danych na komputerze. Tradycyjne archiwizowanie ma zalety i wady. Chociaż teczki papierowe są na wyciągnięcie ręki i łatwo dostępne, zajmują również dużo miejsca i marnują papier. Ustalenie, czy tradycyjny system archiwizacji jest odpowiedni dla Ciebie, będzie zależeć od Twojej firmy. Kancelarie prawne i firmy posiadające dokumentację medyczną mogą mieć pliki, które zmieniają się i szybko się rozwijają, więc tradycyjna dokumentacja papierowa jest jedynym skutecznym sposobem na śledzenie codziennych zmian.
Łatwy dostęp
Tradycyjna organizacja plików jest łatwo dostępna. Pliki są fizycznie w centralnej lokalizacji. Jeśli nie możesz niczego znaleźć, możesz poświęcić trochę czasu na przejrzenie każdego pliku, aż znajdziesz dokładnie to, czego szukasz. Możliwość przeglądania, dotykania i odczytywania plików zawsze pomoże Ci przemyśleć, jak wprowadzać innowacje w aspektach Twojej firmy.
Łatwy do zrozumienia
Tradycyjne systemy archiwizacji są zwykle łatwe do zrozumienia. Archiwa można uporządkować na kilka sposobów, w tym alfabetycznie, według tematu lub kompetencji, liczbowo, według daty, miejsca lub według ważności. Nawet jeśli początkowo nie rozumiesz systemu archiwizacji, który ma być używany, możesz się tego dowiedzieć, przeszukując archiwa i zwracając uwagę na zdefiniowanie czynników.
Przestarzały
Z drugiej strony tradycyjna archiwizacja plików została w wielu organizacjach zastąpiona komputerem. Więcej firm skanuje i pobiera swoje pliki na komputery biurowe. Dzięki tej metodzie pracownicy będą mogli znaleźć pliki i natychmiast przesłać je za pomocą oprogramowania do wyszukiwania bazy danych, oszczędzając czas i zwiększając produktywność.
Trudna ochrona
Tradycyjne archiwizowanie plików nie zapewnia odpowiedniego zabezpieczenia. Pożary lub inne klęski żywiołowe mogą zniszczyć pliki, co może spowodować utratę działalności. Tworzenie kopii zapasowych tradycyjnych plików zajmuje dużo czasu, a kopiowanie, etykietowanie i ponowna archiwizacja zajmuje wiele godzin.
Brak miejsca i wydajności
Tradycyjna organizacja plików może wymknąć się spod kontroli. Liczba plików do uporządkowania rośnie wraz z firmą; znalezienie miejsca na wszystkie dokumenty może przyprawić o ból głowy. Skuteczne archiwizowanie elementów również może stać się wyzwaniem.
