Zawartość
- Pierwsza część spotkania
- Druga część spotkania
- Trzecia część spotkania i podpisy
- Rzeczy, których nie należy uwzględniać
- Zasady porządku Roberta
Kościół jest organizacją z zarządem. Dokładne protokoły z posiedzeń powinny być przechowywane jako legalny zapis Twoich wydarzeń. Protokoły rejestrują wydarzenia spotkania w logicznym formacie i stają się dokumentacją prawną spraw kościoła. Są one utrzymywane przez radę kościelną i nie powinny być udostępniane członkom w ogóle ani mediom. W sądzie bardzo cenione będą protokoły z posiedzeń, a pamiętanie o wydarzeniu przez osobę nie może mieć tego samego autorytetu.
Pierwsza część spotkania
Pierwsza część protokołu ze spotkania w kościele powinna zawierać nazwę kościoła, datę, godzinę, miejsce, rodzaj odbywanego spotkania (regularne, awaryjne, specjalne), nazwiska członków, członków (kworum występuje wtedy, gdy większość członków rady jest obecna). Ta sekcja powinna również zawierać wyniki wszystkich działań poprzedniego spotkania i zatwierdzić te protokoły.
Druga część spotkania
Druga sekcja to treść spotkania. Należy uwzględnić przyjęcie członków oraz otwarcie i zamknięcie modlitwy. Każdy indywidualny ruch musi być dokładnie zapisany w tekście, licząc głosy i wynik (akceptacja lub odrzucenie). Prawidłowo pisane nazwy, kwoty pieniędzy i opisy każdego ruchu są bardzo ważne. Jeśli kościół zostanie wezwany do sądu, protokół posiedzenia może być konieczny, aby udowodnić lub odrzucić wniosek. Minuty odzwierciedlają duchową naturę kościoła i stają się jego głosem. Treść protokołów z posiedzeń, po ich prawidłowym wypełnieniu, obejmuje wszystkie działania kościoła od początku do ostatecznego rozstrzygnięcia.
Trzecia część spotkania i podpisy
Ostatnia sekcja powinna zawierać informacje o tym, kto wskazał przerwę i czas zamknięcia. Ta sekcja może również zawierać datę, godzinę i lokalizację następnego spotkania. Zaleca się, aby sekretarz podpisał protokół. Jeśli rada tego pragnie, prezydent może ją podpisać, ale wymagany jest tylko podpis. Zazwyczaj protokoły stają się oficjalne na następnym posiedzeniu, gdy zostaną zatwierdzone. Do tego czasu są określane jako nieoficjalne. Protokoły powinny być przechowywane w pliku lub folderze na głównym miejscu kościoła i złożone w porządku chronologicznym.
Rzeczy, których nie należy uwzględniać
Zbyt szczegółowe raporty nie są wymagane, ale zalecany jest wystarczający i dokładny opis działania. Opinie, zwroty i dyskusje nie powinny być uwzględniane. Pamiętaj, że celem protokołu spotkania jest zapisanie działań / wniosków, które należy podjąć. Wycofane ruchy nie muszą być uwzględniane.
Zasady porządku Roberta
Większość kościołów przestrzega Reguł Orderu Roberta. Henry Martin stworzył zasady jako sposób na spokojne i uporządkowane spotkanie. Od pierwszego wydania w 1876 r. „Zasady zamówień” zachowują profesjonalne zachowanie, zapewniając zorganizowany sposób organizowania spotkań. Odpowiedzi na pytania dotyczące prawa rządowego można znaleźć na stronach książki. Każda sprawa staje się bardziej kompleksowa, ponieważ odpowiada na postępy w technologii i praktykach biznesowych w ogóle.
