Zawartość
Recepcjonistka to zazwyczaj pierwsza osoba, którą widzisz wchodząc do biura. Jego główną rolą w każdej organizacji, zarówno w sektorze publicznym, prywatnym, jak i wolontariackim, jest profesjonalne reprezentowanie organizacji przed gośćmi, a także zapewnienie podstawowego wsparcia w zadaniach administracyjnych, harmonogramach i innych obowiązkach. Recepcjonistki mogą zajmować się wsparciem administracyjnym lub mogą być świeżo upieczonymi absolwentami college'u, chętnymi do poznania wewnętrznego funkcjonowania firmy, którą są zainteresowani.
Administracyjny
Jednym z celów recepcjonistki jest wspieranie funkcji administracyjnej firmy. Kopiowanie, archiwizowanie i przygotowywanie dokumentów, a także organizowanie materiałów biurowych i dostarczanie niezbędnych materiałów przełożonym. Obsługuje również wysyłane i odbierane wiadomości.
Obsługa klienta
Głównym celem tego zawodu jest obsługa klienta. Recepcjonistka odbiera telefon przyjaznym, profesjonalnym powitaniem i kieruje telefony do rozmówców wewnętrznych. Odpowiadanie na ogólne pytania klientów i potencjalnych klientów dotyczące godzin pracy, dostępnych produktów, usług i opłat należy również do obowiązków recepcjonistki.
Zarządzanie spotkaniami
Kolejnym celem recepcjonistki jest zarządzanie harmonogramem w firmie. Zarządza harmonogramem wizyt, w tym nowymi rezerwacjami, odwołaniami i zmianami wizyt. Dobre umiejętności organizacyjne i dbałość o szczegóły to podstawowe umiejętności tego specjalisty.
Inne zadania
Przygotowywanie biurowej kawy, przekąsek i przekąsek na spotkania oraz telefonowanie do członków zespołu to przykłady innych zadań dla recepcjonistki. W niektórych biurach recepcjonistki zbierają fundusze na komitet społeczny, dostarczają bilety parkingowe i poranną pocztę.
