Zawartość
Spotkania z dobrze udokumentowanymi minutami są bardziej skuteczne i wydajne niż bez takiego zapisu. Podejmowane są decyzje i śledzone są elementy akcji i kto za nie odpowiada. Opisano zasadnicze elementy dyskusji, aby osoby, które nie uczestniczyły w spotkaniu, mogły łatwo dowiedzieć się, co się wydarzyło, nie tracąc czasu na nowe spotkania. Tworząc minuty, dodasz dobre rzeczy do swojej reputacji za świetne spotkania.
Decyzje
Każda osoba na spotkaniu będzie miała swoją perspektywę na to, co się wydarzyło i co zostało postanowione. Zapisując te decyzje i publikując je w ramach protokołu, istnieje oficjalna wersja decyzji, jeśli w przyszłości wystąpią jakiekolwiek spory.
Tworzenie minut może również wymusić większą jasność co do decyzji. Aby upewnić się, że notatki są dokładne, gdy dyskusja jest niejasna, sekretarz może zadawać pytania, takie jak: „Czy wszyscy zgadzają się, że wprowadzenie produktu nastąpi w lipcu lub sierpniu?” To sprawia, że wszyscy uczestnicy opuszczają spotkanie z tym samym zrozumieniem.
Elementy akcji
Zapis uzgodnionych działań na spotkaniu jest szczególnie przydatny w przypadku grup, które spotykają się regularnie. Przeglądanie elementów z poprzednich spotkań ułatwia sprawdzenie, co jeszcze należy zrobić. Daje to członkom zespołu zachętę do wykonywania zadań przed spotkaniem.
Wymogi prawne
W niektórych przypadkach, np. W przypadku posiedzeń zarządu, minuty mogą być wymogiem statutów grupy. Można je uznać za dokumenty prawne do celów takich jak podatki i audyty. Firmy te zwykle mają sekretarza, który jest odpowiedzialny za protokoły na wszystkich spotkaniach.
Definiowanie sekretarza
Ponieważ ważne są dokładne minuty, każde spotkanie musi mieć określonego sekretarza. Dokonywanie pełnych notatek, a także aktywny udział w spotkaniu może być wyzwaniem, dlatego często najlepiej jest, gdy prowadzący spotkanie wybiera inną osobę do zapisywania faktów. Pracownik ten powinien zanotować decyzje, elementy działań i dyskusję na temat spotkania w sposób jasny i zwięzły. Bardzo duże teksty mogą nie zostać odczytane.
Style
Istnieją różne style pisania minut spotkania. W przypadku posiedzeń rady, gdzie role te są dokumentami prawnymi i oficjalnymi, prawo może dyktować, jakiego rodzaju informacje będą zgłaszane w tekstach. Niektóre rodzaje minut nie rejestrują dyskusji, która doprowadziła do ostatecznej decyzji w konkretnej sprawie.
Jednak w spotkaniach biznesowych lub zespołach projektowych zazwyczaj skuteczniejsze jest rejestrowanie kluczowych punktów dyskusji. Zapis tych punktów jest przydatny dla osób, które nie mogły być obecne lub które chcą zapamiętać to, o czym mówiono wcześniej, aby nie marnować czasu na następnym spotkaniu.
