Zawartość

• Procedura pierwsza: wpłata środków
• Procedura druga: badania
• Procedura trzecia: Skontaktuj się z działem sprzedaży
• Procedura czwarta: określone konto
• Procedura piąta: Skontaktuj się z konsumentem
• Procedura szósta: nowe pokwitowania

Wiele firm nie tylko pracuje z pieniędzmi i dlatego dokonuje zapisów należności w swoich księgach. Są to wartości, które klienci są winni firmie i są generalnie ujmowane jako przychód w rachunku zysków i strat. Ten proces może być trudny i często otrzymane pieniądze nie mogą być łatwo zaksięgowane na koncie klienta. Procedury w tym obszarze określają techniki usprawniające tę pracę.

Procedura pierwsza: wpłata środków

Zdeponuj wszystkie czeki i otrzymane środki pieniężne w systemie rachunków należności, nawet jeśli nie można ich zidentyfikować. Szybko przetwarzaj również płatności kartą kredytową. Możesz zanotować na odcinku wpłaty niezidentyfikowanym czekiem, aby udokumentować transakcję. Kopie kwitów depozytowych są zwykle udostępniane online, ale nie dotyczy to przedmiotów stanowiących część depozytu. Należy sporządzić kopie pozycji, których nie można od razu zidentyfikować i złożyć je przed datą otrzymania.

Procedura druga: badania

Weź plik z najstarszymi elementami i pracuj nad nimi najpierw. Spróbuj znaleźć podobne nazwy w systemie. Nazwa klienta mogła zostać wprowadzona nieprawidłowo. Możesz wyszukiwać wszystkie otwarte faktury, które pasują do kwoty płatności lub innych specjalnych szczegółów. Niektóre działy księgowości mają pliki dotyczące niezidentyfikowanych pozycji, które zostały rozwiązane, więc jeśli otrzymasz kolejny czek od tego samego klienta, nie musisz tracić czasu na problemy z identyfikacją.

Procedura trzecia: Skontaktuj się z działem sprzedaży

Skontaktuj się z działem sprzedaży i uzyskaj informacje o płatnościach, które nie mają korespondenta w systemie. Ponieważ należności powstały w dziale sprzedaży, handlowcy mogą Ci pomóc, dostarczając przydatnych informacji. Pieniądze mogą stanowić zapłatę za sprzedaż, która nie została jeszcze rozpoznana, a jeśli tak jest, dział sprzedaży musi wprowadzić do systemu kwotę należności. Jeśli dowiesz się, jakie środki wpłynęły na sprzedaż niezwiązaną z działem sprzedaży, powiadom odpowiedni dział i księgowego.

Procedura czwarta: określone konto

Utwórz określone konto księgi głównej, które będzie używane dla niezidentyfikowanych potwierdzeń. To konto jest często tworzone jako zobowiązanie z saldem kredytowym. Po otrzymaniu niezidentyfikowanej płatności obciążasz pieniądze i uznasz niezidentyfikowane konto rachunków. Po zidentyfikowaniu konsumenta, którego dotyczy kwota, można cofnąć zapisy i wprowadzić konto należności. Alternatywnie możesz użyć noty kredytowej do uznania należności i rozliczenia zobowiązań.

Procedura piąta: Skontaktuj się z konsumentem

Jeśli w dziale sprzedaży nie można znaleźć paragonu, kolejnym krokiem jest skontaktowanie się z klientem i próba uzyskania szczegółów dotyczących sprzedaży. Czasami właściciel małej firmy może kupić coś na swoje nazwisko, ale zapłacić czekiem firmy, nie mając odpowiednika na żadnym koncie. Jeśli numeru telefonu nie ma na czeku, może być konieczne skorzystanie z Internetu, aby znaleźć informacje kontaktowe. Podczas rozmowy z klientem upewnij się, że masz przy sobie czek lub kopię czeku, aby móc podać jak najwięcej informacji.

Procedura szósta: nowe pokwitowania

Jeśli po rozsądnym czasie nadal nie możesz znaleźć klienta w systemie, poproś kontrolera o pozwolenie na utworzenie nowego rachunku wierzytelności w systemie. Następnie dodaj notatkę o sytuacji i połącz czek z nowym kontem. W zależności od kwoty czeku nie ma sensu spędzać więcej niż godzinę na próbach zasilenia odpowiedniego konta. Jeśli masz dużo takich elementów, spotkaj się ze sprzedawcami, aby ustalić, co kryje się za tym problemem i spróbuj go naprawić.